Dos formas, elige una por período — no hace falta usar las dos:

• Generar Rol (pestaña Nómina → Generar Rol): arma el rol directo desde la web, sin Excel. Calcula IESS, Fondos de Reserva, Décimos y Vacaciones automático; horas extra y cuotas de préstamos/descuentos pendientes se suman solas.
• Subir Roles (pestaña Nómina → Subir Roles): sube el Excel de roles ya armado (con las columnas de la plantilla) y el sistema genera el PDF de cada colaborador a partir de esas columnas.

Después de generar el rol (por cualquiera de las 2 formas), en Ajustar Rol se pueden agregar bonos u otros ajustes puntuales a un colaborador.

El PDF que descarga el colaborador es un paso aparte, y solo se genera con las 2 quincenas cerradas (pestaña "Cierre de período") — así nunca se publica un rol con números a medio calcular. Cerrar la 1ra quincena genera el recibo de esa quincena; cerrar la 2da genera el PDF final consolidado. Ambos se generan solos al cerrar, sin pasos extra.

En Config. Empresas, cada fila tiene 2 campos: "Cédula/RUC" (usuario con el que esa empresa entra al portal del IESS) y "Clave IESS" (se guarda cifrada — si la dejas en blanco al guardar, no se toca la clave ya guardada). Clic en Guardar por fila.

Sin esto configurado para una empresa, TODO lo que consulta directo al IESS deja de funcionar solo para esa empresa (las demás no se afectan): Rol Empleados IESS, Consulta de Aportes, Préstamos Hipotecarios/Quirografarios, Avisos Entrada/Salida y Acumulación de Fondos de Reserva.

Se configuran en Perfil laboral de cada colaborador (⋮ → Perfil laboral). Por defecto vienen desmarcados para todos:

• Desmarcado (default): ese rubro NO se paga cada quincena en el rol — se asume que se paga aparte (décimos: nov/dic y abril) o que el FR lo deposita el empleador directo al IESS. Igual se sigue generando como gasto en Provisiones.
• Marcado: el rubro se calcula y se paga en la 2da quincena del rol (ya no se provisiona aparte, para no contarlo doble).

"Mensualiza Fondos de Reserva" se puede actualizar solo al usar "Acumulación de Fondos de Reserva" (menú IESS): si el colaborador tiene derecho a FR y ya registró la solicitud de acumulación con el IESS, el sistema lo desmarca automático; si tiene derecho y NO la registró, lo marca automático. Es normal ver ese checkbox cambiar solo después de correr esa consulta.

Son 3 mecanismos distintos, no confundir:

• Descuentos (Finanzas → Descuentos): carga directa, sin aprobación, para un descuento puntual de un período — uno a uno o con un Excel de varios a la vez.
• Préstamos (Finanzas → Préstamos): se registra el monto y número de cuotas una sola vez, y la cuota se descuenta sola cada quincena hasta completarse.
• Retenciones por lote (Solicitudes → 🗂 Retenciones por lote, o "📥 Descuentos masivos" desde el portal de Soporte): para descuentos que necesitan autorización firmada del colaborador (ej. equipo dañado, valores pendientes). Se arma la solicitud (a mano o subiendo un Excel — "lote" es solo para agrupar la vista, cada colaborador se aprueba/rechaza por separado), se sube la carta firmada, y RRHH aprueba eligiendo desde qué período empieza y en cuántas cuotas — recién ahí se generan las cuotas en el rol.

5 roles: Admin (acceso total, no se puede restringir), Colaborador (solo su portal personal), y 3 configurables — Soporte, RRHH, Contraloría — cada uno con permisos de Ver/Crear/Editar/Eliminar por módulo.

Para cambiar el rol de alguien: Colaboradores → ⋮ → selector "🔑 Rol:". Cierra su sesión activa al instante para que el cambio aplique ya mismo.

Para editar qué puede hacer cada rol: "🔐 Configuración de roles" (solo Admin) — los cambios se guardan solos, casilla por casilla, y también cierran de inmediato la sesión de todos los que tengan ese rol.

La primera vez que ingresan, la clave es su número de cédula. Se les pide cambiarla al entrar.

En la tabla de Colaboradores, haz clic en Reset clave. La contraseña vuelve a ser la cédula y el colaborador deberá cambiarla al ingresar.